Rental regulations

SPECIAL RENTAL AND RESERVATION CONDITIONS

OnHoliday Apartments

GENERAL PROVISIONS

These Terms and Conditions set out the terms and conditions under which you can book and rent accommodation at OnHoliday Apartments. The contract between the customer and the operator OnHoliday Apartments, is concluded at the time of booking by email or telephone.

GENERAL INFORMATION

The operator of OnHoliday Apartments is AXIN GROUP SP ZOO, 77B/110 OZIMSKA St., 45-370 OPOLE, acting on the basis of a contract with the Owner of the apartment/guesthouse, hereinafter referred to as the flat. OnHoliday Apartments provides services in the field of year-round maintenance and organization of rental of this flat, for short-term tourist stays to Guests/Customers.

The operator of OnHoliday Apartments - AXIN GROUP SP ZOO is before the Guests/Customers a party in matters of the rental service.

Operator dokłada wszelkich starań, aby oferty w serwisach zewnętrznych były aktualne, jednak zastrzega, że wiążąca dla stron jest oferta potwierdzona w systemie rezerwacyjnym Operatora.

§ 1. RESERVATION PRINCIPLES

The current offer of flats available for rent can be found on the website www.onholiday.com.pl and in other information materials issued by the operator OnHoliday Apartments - AXIN GROUP SP ZOO.

Once the customer has read the offer, he or she makes a booking on the website www.onholiday.com.pl or the customer agrees with the operator OnHoliday Apartments by phone or email on the details of the date and price of the service. At this point, the flat is booked.

Subsequently, the client will receive an e-mail confirmation of the booking. The confirmation sent will have a unique reservation number and will contain information on the number of the chosen flat, the date of the reservation, the number of persons, as well as the price for the service and any additional charges. From that moment, the client is obliged to pay within 2 days (unless otherwise specified) the booking fee or the fee for the whole stay (depending on the option chosen by the client) in the amount and to the bank account number specified in the booking confirmation. Payment can also be made through the Przelewy24 Settlement Centre (for credit card and e-transfer transactions) . This payment will constitute the booking fee. The customer will be informed by e-mail about the booking of the payment.

Nie wpłacenie w wyznaczonym terminie opłaty rezerwacyjnej, skutkuje anulowaniem rezerwacji. W przypadku wpłaty po terminie i wcześniejszym anulowaniu rezerwacji, wpłacone środki zostaną zwrócone Klientowi w terminie 7 dni, pomniejszone o koszty operacyjne przelewu, chyba że strony ustalą przywrócenie rezerwacji.

Confirmation of the booking, together with payment of the booking fee, is for the customer confirmation of the conclusion of a contract with the operator OnHoliday Apartments - AXIN GROUP SP ZOO.

The remaining amount to be settled is to be paid by the client no later than 14 days before arrival (unless the option to pay the total amount for the stay on arrival has been selected) .

The booking fee is invoiced when the payment is credited to the operator's account. The operator must be informed of the need for an invoice for the stay at the time of booking. An invoice for the stay, in addition to the receipt, can only be issued if the TIN of the purchaser is included on this receipt.

By booking your stay, you accept the information on the website www.onholiday.com.pl .

Operator zastrzega sobie prawo do anulowania rezerwacji w sytuacjach wyjątkowych, niezależnych od Operatora (np. awaria w apartamencie, siła wyższa). W takim przypadku Operator niezwłocznie zwróci Klientowi 100% wpłaconych środków.

 

§ 2. RESERVATION CHANGE

If you wish to make changes to your booking, you must notify the operator of OnHoliday Apartments - AXIN GROUP SP ZOO by e-mail, provided that if the change concerns the date of your stay in the flat, you must do so no later than 30 days prior to the arrival date specified in your order.

Subject to the above, the operator of OnHoliday Apartments - AXIN GROUP SP ZOO, will consider the proposed changes and will inform the Customer of the decision by email.

In the event that it is not possible to amend a booking that has been made, it shall remain in force.

§ 3. CANCELLATION OF A RESERVATION

• Oferta Dnia – oferta bezzwrotna
  a) W przypadku wyboru Oferty Dnia Klient zostaje obciążony 100% całkowitej ceny rezerwacji i zobowiązany jest do dokonania płatności w wysokości 100% wartości rezerwacji w dniu jej dokonania.
  b) W przypadku anulacji rezerwacji przez Klienta, niezależnie od przyczyny, wpłacona kwota nie podlega zwrotowi.
  c) Brak dokonania płatności skutkuje automatycznym anulowaniem rezerwacji.
• Oferta Standardowa – częściowo zwrotna z zadatkiem 40%
  a) W przypadku wyboru Oferty Standardowej Klient zobowiązany jest do opłacenia zadatku w wysokości 40% całkowitej ceny rezerwacji w terminie 6 godzin od momentu dokonania rezerwacji.
  b) Pozostała część należności za pobyt płatna jest najpóźniej 14 dni przed planowaną datą przyjazdu, o ile strony nie uzgodnią innego terminu.
  c) W przypadku anulacji rezerwacji dokonanej do 30 dni przed planowaną datą przyjazdu, Klientowi przysługuje zwrot 100% wpłaconych środków.
  d) W przypadku anulacji rezerwacji dokonanej na mniej niż 30 dni przed planowaną datą przyjazdu, wpłacony zadatek w wysokości 40% wartości rezerwacji nie podlega zwrotowi.
  e) Brak wpłaty zadatku w terminie 6 godzin skutkuje anulowaniem rezerwacji.

The possibility of cancellation without charge to the customer exists only if the customer appoints a new guest for the same flat, on the same date, at a rate not lower than the original booking, in each case the cancellation will be confirmed by the operator OnHoliday Apartments - AXIN GROUP SP Z .O.O by email.

Cancellation cannot be based on weather conditions.

In the event that Guests leave the Apartment early (or arrive later) for whatever reason, we will not refund the unused stay.

Making a booking implies acceptance of the terms and conditions on the website: https://www.onholiday.com.pl/regulamin

§ 4. PRICE COMPONENTS

Given in confirmation of reservations flat price, is the gross price and includes:

Staying in the flat of the maximum number of persons set for it on the selected date.

The cost of the utilities consumed by the Guest (energy, water, gas, heating), provided that the consumption is not clearly excessive.

Cost of final cleaning .

Price does not include tourist tax/spa taxwhich is payable on arrival. The fee varies according to the village.

Dla apartamentów w lokalizacji Kołobrzeg opłata uzdrowiskowa od dnia 01.01.2026 wynosi: 6,60 zł/ 1 osoba dorosła oraz dzieci za dobę – płatność gotówką.

Dla apartamentów w lokalizacji Świeradów-Zdrój opłata uzdrowiskowa od dnia 01.01.2026 wynosi: 6,50 zł/ 1 osoba dorosła oraz dzieci za dobę- płatność gotówką.

 

§ 5. ARRIVAL AND DEPARTURE OF GUESTS, DEPOSIT

Pobyt rozpoczyna się o godzinie 16:00 pierwszego dnia rezerwacji, a kończy się o godzinie 11:00 ostatniego dnia rezerwacji. Zameldowanie odbywa się do godz. 21:00.

If you wish to be accommodated during non-standard hours, a one-off fee of £150 will be charged.

Unless other arrangements have been made, guests are expected on the first day of their stay from 16:00 upon prior telephone contact with the Resident Operator of OnHoliday Apartments - AXIN GROUP SP ZOO.

Nieuzgodnione przedłużenie pobytu po godzinie 11:00 skutkuje naliczeniem opłaty ryczałtowej w wysokości 350 PLN za każdą rozpoczętą godzinę, ze względu na konieczność reorganizacji pracy serwisu sprzątającego.

Opuszczenie apartamentu przez Gości, powinno nastąpić ostatniego dnia pobytu do godziny 11:00. Przekazanie kluczy przedstawicielowi operatora OnHoliday Apartamenty – AXIN GROUP SP ZOO odbywa się zawsze w apartamencie po wcześniejszym kontakcie telefonicznym z Rezydentem operatora OnHoliday Apartamenty – AXIN GROUP SP ZOO

It is possible to arrange other times for the arrival and departure of guests, but this is subject to the availability of the flat.

Do kosztu pobytu w apartamentach oddzielnie doliczana jest kaucja zwrotna w wysokości 300 zł na pokrycie ewentualnych szkód wyrządzonych przez Gości.

W przypadku jeżeli pobyt Gościa będzie przypadał na odbywający się w Kołobrzegu „Sunrise” oraz „SunFestival” (w terminie od 19.07.2024 do 3.01.2024) kaucja zwrotna wyniesie 500 zł./osoba

Kaucja zostanie pobrana przez Operatora najpóźniej w dniu przyjazdu Gościa w formie blokady środków pieniężnych na karcie kredytowej podanej przez Gościa.

Kaucja zwracana jest w całości przez Operatora w przypadku braku zaistnienia szkód w apartamencie w terminie do 30 dni po zakończeniu pobytu na podstawie poprawnie uzupełnionego wniosku. Jednocześnie Operator informuje, że faktyczny czas odblokowanie środków pieniężnych na rachunku bankowym karty kredytowej zależy od podmiotu obsługującego kartę kredytową.

Should any damage occur to the flat, the cost of removing the damage will be deducted from the deposit. The deduction of the deposit does not release the Guest from any liability towards the Operator for damages caused in the rented flat, exceeding the amount of the deposit and the Operator's claims on this account.

Rented flats may not be transferred or made available to third parties.

Fee for travel cot with bedding: PLN 50/day.

§ 6. RULES APPLICABLE DURING THE STAY OF GUESTS

The guest is required to check in by completing the On-Line Registration Card or with the Resident to confirm identity. The Client is required to present a document with a photograph.

The person booking the flat and at least one other person staying in the flat during the entire stay must be at least 21 years of age.

The operator stipulates that the flat will not be made available to persons under 21 years of age. If during check-in it is found that the registrants do not meet the minimum age requirement, the booking will be cancelled and the amount due for the stay will be refunded.

Each description of the flat contains indications, inter alia, as to the maximum number of persons allowed to live in the flat, the permissibility of pets and the ban on smoking. Each Guest undertakes to comply with these recommendations, to respect the Owners' property and to observe the generally accepted rules of public order. In the event that the number of persons using the flat from 22:00 to 8:00 declared in the booking confirmation is exceeded (without the consent and knowledge of the operator), the operator of OnHoliday Apartments - AXIN GROUP SP ZOO reserves the right to charge for the additional person(s) according to the price list.

Przyjazd z psem możliwy jest tylko w wybranych apartamentach.  Obowiązuje dodatkowa opłata 35 zł za dobę za psa w apartamencie. (Informację, w których apartamentach akceptowane są pobyty z psami, mogą Państwo uzyskać bezpośrednio w dziale rezerwacji OnHoliday Apartamenty: info@onholiday.com.pl; Nie akceptujemy pobytów z kotami, królikami, gryzoniami, ptakami, gadami- prosimy o zrozumienie).

At all times during their stay in the flat, children under the age of 13 must be under the constant care and supervision of adults. The children's legal guardians are responsible for the children's behaviour, including any damage or harm done.

In the event that the number of occupants of the flat is exceeded, or if vandalism or gross violations of public order are found, the operator OnHoliday Apartments has the right and obligation to intervene, up to and including immediate termination of the contract and retention of the payment and deposit collected.

Each time the Guest leaves the flat, he/she should close the windows, switch off the TV and radio as well as household objects, turn off the light, close the taps of the water supply system, check the locking of the door. In the event of loss of a key or remote control for the exit gate, the Guest will be charged with the costs of replacement and purchase of a new lock and remote control. In case of theft after the loss of the key, the operator OnHoliday Apartments, will not be held responsible for the damage caused.

If, during the guest's stay, any part of the flat equipment is damaged or lost through the fault of the guest, the guest is obliged to pay the operator for any resulting loss.

The Guest should immediately inform an employee of the facility of any faults arising in the flat, during their stay. Adequate monetary compensation will be charged for defects caused by the Guest.

Usterki można zgłaszać dzwoniąc pod numer: +48 536 111 333

An early, unarranged departure of the Guest, without handover of the flat with a representative of the operator OnHoliday Apartments, may result in a claim by the operator.

During the stay, the Guest will be the only user of the flat. Therefore, in the normal course, a representative of the operator OnHoliday Apartments, will only arrive at the flat on call and in the presence of the Guest.

In the event of a breakdown or other fortuitous event in which it is necessary to enter the flat immediately, when it is not possible for the customer to be immediately present, the operator may enter the flat in order to rectify the breakdown or fortuitous event that has occurred. In such a case, two of the operator's employees should enter the apartment together with any third parties necessary to remove the fault. The operator will immediately inform the customer of such a situation by phone, text message or email.

Guests are free to report any issues relating to their stay, including any damages or malfunctions, to representatives of the operator OnHoliday Apartments, either in person to the Resident or at the telephone number provided on arrival.

If, during your stay, you are dissatisfied with the quality of service or for any other reason, which is the responsibility of the operator OnHoliday Apartments, please report this immediately so that we can resolve the problem.

Reklamacje dotyczące stanu technicznego lub czystości apartamentu powinny być zgłaszane niezwłocznie po ich stwierdzeniu. Operator dołoży wszelkich starań, aby usunąć usterkę w najkrótszym możliwym czasie.

Quiet hours in the flats are from 10:00 p.m. to 8:00 a.m. During this time, guests are required to behave in a way that does not disturb other guests. In the event that Guests behave in an inappropriate manner, disturb public order, curfew, make a disturbance or damage the property of the flat, a representative of the operator OnHoliday Apartments, has the right to immediately remove Guests from the flat, without refund.

The flats are fully equipped and prepared for the use of Guests. It is the responsibility of the Apartment Guests to take care of the property entrusted to them.

The guest bears full financial responsibility for any damage or destruction of objects, equipment and technical facilities caused by him or his visitors.

If the access card to the leisure complex is lost or destroyed (applies to offer with spa access), the guest will be charged an additional fee of PLN 200 per card.

If the keys to the flat are lost, the guest will be charged an additional fee of PLN 500.

Smoking and fish frying are strictly prohibited in all flats. If the ban is broken, the guest will be charged a fine of PLN 1,000.

The feeding of seagulls, pigeons and other wildlife is prohibited on balconies, terraces and common areas of the accommodation facilities.

Before the end of the stay, the guest is obliged to dispose of the rubbish and wash the dishes and pots. If gross mess is left behind, the guest will be charged a double cleaning fee of between PLN 150 and PLN 350.

The guest is obliged to segregate rubbish.

a) Zabezpieczenia techniczne i bezpieczeństwo urządzeń

W apartamentach mogą być zamontowane plomby lub inne zabezpieczenia na urządzeniach gazowych, elektrycznych lub technicznych.

Plomby mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa najemcy oraz prawidłowego funkcjonowania instalacji i urządzeń.

Najemca nie ma prawa zdejmować plomb ani ingerować w urządzenia lub instalacje techniczne.

W przypadku naruszenia plomb lub samowolnej ingerencji w urządzenia, najemca ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne szkody i konsekwencje wynikające z niewłaściwego użytkowania.

b) System przeciwpożarowy (PPOŻ)

1. Apartamenty wyposażone są w system czujek przeciwpożarowych (PPOŻ).
2. Najemca zobowiązany jest do użytkowania apartamentu w sposób zgodny z jego przeznaczeniem oraz zasadami bezpieczeństwa pożarowego.
3. W przypadku uruchomienia alarmu pożarowego na skutek niewłaściwego użytkowania apartamentu przez Najemcę, w szczególności w wyniku działań niezgodnych z regulaminem (np. palenie tytoniu, używanie urządzeń powodujących zadymienie, ingerencja w system PPOŻ), Najemca zostanie obciążony wszelkimi kosztami z tym związanymi.
4. Koszty, o których mowa powyżej, obejmują w szczególności:
   a) koszty przyjazdu i interwencji serwisu technicznego systemu PPOŻ,
   b) koszty ponownego uruchomienia systemów technicznych budynku, w tym wind,
   c) koszty interwencji Państwowej Straży Pożarnej, jeżeli taka interwencja miała miejsce.
5. Obciążenie kosztami następuje na podstawie faktycznie poniesionych wydatków, zgodnie z otrzymanymi fakturami lub notami obciążeniowymi.

Parties, special events and general disturbance of the peace are prohibited in the flats. In the event of intervention by the Police, the Municipal Police, complaints from neighbours or the building administration, the Landlord reserves the right to impose a fine of PLN 1500 on the Tenant and to immediately remove the Tenant from the rented flat without reimbursement of the amount for the unused rental time.

§ 6a. Odpowiedzialność za korzystanie z apartamentu

1. Najemca zobowiązany jest do korzystania z apartamentu, jego wyposażenia oraz urządzeń w sposób zgodny z ich przeznaczeniem, zasadami współżycia społecznego oraz przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
2. Operator ponosi odpowiedzialność za szkody na osobie i mieniu Gościa na zasadach określonych w przepisach Kodeksu Cywilnego. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z wyłącznej winy Gościa lub osób trzecich, a także za szkody wynikające z niewłaściwego, niezgodnego z przeznaczeniem lub rażąco niedbałego korzystania z lokalu, jego wyposażenia lub urządzeń technicznych przez Gościa.
3. Operator oświadcza, że przekazuje apartament w stanie wolnym od wad technicznych i prawnych, spełniający wszelkie normy bezpieczeństwa. W związku z powyższym, Operator nie ponosi odpowiedzialności za urazy oraz uszczerbki na zdrowiu Gości (w szczególności: skaleczenia, złamania, stłuczenia, oparzenia czy porażenia prądem) powstałe z winy Gościa, w wyniku nieszczęśliwych wypadków lub użytkowania wyposażenia apartamentu niezgodnie z jego przeznaczeniem.
4. Najemca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za wszelkie szkody w apartamencie, jego wyposażeniu lub częściach wspólnych budynku, powstałe z jego winy lub z winy osób trzecich przebywających w lokalu za jego zgodą lub wiedzą.
5. Odpowiedzialność Najemcy obejmuje również przypadki, w których szkoda w mieniu powstała równocześnie z uszczerbkiem na zdrowiu Najemcy lub osób, o których mowa w ust. 4.
6. Najemca zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Operatora o powstaniu szkody oraz do pokrycia wszelkich kosztów związanych z jej usunięciem, w szczególności kosztów naprawy, odtworzenia, czyszczenia specjalistycznego lub wymiany uszkodzonego mienia, według wyceny Operatora lub podmiotu przez niego wskazanego.
7. W przypadku braku dobrowolnego pokrycia szkody przez Najemcę, Operator uprawniony jest do dochodzenia roszczeń na zasadach ogólnych, w tym do potrącenia należności z wpłaconej kaucji, a także dochodzenia odszkodowania przewyższającego jej wysokość.
8. Najemca ponosi odpowiedzialność również za skutki działań osób, którym umożliwił dostęp do apartamentu, jak za działania własne.

§ 6b. Odpowiedzialność za części wspólne budynku i tereny zewnętrzne

1. Status prawny: Operator informuje, że wynajmowany Apartament znajduje się w budynku zarządzanym przez podmiot zewnętrzny (Wspólnotę Mieszkaniową lub powołanego Zarządcę Nieruchomości).
2. Zakres odpowiedzialności: Za utrzymanie należytego stanu technicznego, czystości oraz bezpieczeństwa części wspólnych budynku i jego otoczenia odpowiada wyłącznie Wspólnota Mieszkaniowa lub Zarządca Nieruchomości. Dotyczy to w szczególności:
   • klatek schodowych, korytarzy, wind oraz wejść do budynku;
   • chodników, parkingów oraz dróg dojazdowych (w tym ich odśnieżania i usuwania gołoledzi);
   • części rekreacji wspólnej (np. placów zabaw, siłowni, stref SPA, zewnętrznych budynków rekreacji, tarasów ogólnodostępnych, itp.).
3. Wyłączenie roszczeń: Operator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia losowe oraz urazy (w szczególności upadki, poślizgnięcia, złamania, stłuczenia czy skaleczenia) powstałe w częściach wspólnych budynku lub na terenach zewnętrznych, wynikające z ich nienależytego utrzymania lub wad technicznych.
4. Adresat roszczeń: Wszelkie roszczenia odszkodowawcze wynikające z wypadków mających miejsce poza progiem wynajmowanego Apartamentu (np. na śliskim chodniku lub nieoświetlonej klatce schodowej) Gość powinien kierować bezpośrednio do Zarządcy Nieruchomości lub Wspólnoty Mieszkaniowej właściwej dla danej lokalizacji.

§ 7. CONFIDENTIALITY OF THE CLIENT/GUEST'S PERSONAL DATA

The personal data of the Client/Guest will be duly secured and used by OnHoliday Apartments- AXIN GROUP SP Z .O.O- exclusively for the purpose of providing the service.

Making a booking implies acceptance of the Privacy Policy -Information Clause, posted on: https://www.OnHoliday.com.pl/polityka-prywatnosci

Prawem właściwym dla sporów pomiędzy operatorem OnHoliday Apartamenty, tj.   AXIN GROUP SP Z.O.O ,a Gościem/Klientem jest prawo polskie. Ewentualne spory będą rozstrzygane przez sądy właściwe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami Kodeksu postępowania cywilnego.

§ 8. OCENA KLIENTA PO POBYCIE

W ramach systemu GuestVerif zastrzegamy sobie prawo do wystawienia oceny gościa po zakończonym pobycie.

Ocena klienta może obejmować m.in. sposób użytkowania apartamentu, komunikację, przestrzeganie regulaminu oraz ogólną współpracę.

Wystawiona ocena jest elementem wewnętrznego systemu weryfikacji i może mieć wpływ na możliwość realizacji przyszłych rezerwacji w naszym obiekcie oraz innych obiektach współpracujących z systemem GuestVerif.

§ 9. REKLAMACJE

Please submit complaints by email to: info@onholiday.com.pl, termin rozpatrzenia do 14 dni kalendarzowych.